RSVP dan daftar tamu undangan digital: cara mengatur supaya tidak berantakan
Cara menyusun daftar tamu, membuat tautan personal, memantau konfirmasi kehadiran, dan mengirim pengingat tanpa membuat tamu merasa dikejar.
Mulai dari daftar tamu yang rapi
Kumpulkan nama dan nomor WhatsApp tamu dalam satu daftar, lalu kelompokkan: keluarga, teman, rekan kerja, dan tetangga. Kelompok memudahkan pesan yang berbeda untuk tiap kalangan dan rekap kehadiran per kelompok.
Periksa nama ganda dan ejaan sebelum mengimpor ke dashboard.
Tautan personal per tamu
Dengan tautan personal, setiap tamu melihat sapaan dengan namanya dan Anda dapat melihat siapa yang sudah membuka undangan. Pesan WhatsApp dengan nama dan tautan dapat disiapkan dari dashboard, lalu dikirim lewat aplikasi WhatsApp Anda sendiri.
Kirim secara bertahap, bukan sekaligus, supaya Anda sempat membalas pertanyaan tamu.
Memantau konfirmasi kehadiran
Pantau jumlah yang hadir, tidak hadir, dan belum menjawab di dashboard. Jika Anda perlu memperkirakan porsi atau kursi, aktifkan pertanyaan jumlah orang per tamu dan tetapkan batas maksimum per undangan.
Untuk acara dengan hitungan konsumsi ketat, tetapkan batas waktu konfirmasi dan sebutkan di undangan.
Pengingat yang sopan
Kirim satu pengingat satu minggu sebelum acara kepada tamu yang belum menjawab, dan satu lagi sehari sebelumnya yang berisi jam serta lokasi. Hindari mengirim lebih dari itu.
Pada acara yang memakai QR check-in, ingatkan tamu untuk membuka undangan dan menyimpan kode QR sebelum berangkat.